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これまでの2回では、確認・質問することを中心に、｢コミュニケーションをとる際に気をつけたいこと｣を書いて来ましたが、そもそも｢コミュニケーション｣とはなんでしょうか？

前回の記事はこちら。

「UFOは存在すると思いますか？」～コミュニケーションをとる際に気をつけたいこと。

「正しく問うこと」できていますか？～コミュニケーションをとる際に気をつけたいこと。～その2

辞書的な意味やいろいろなサイトに書かれていることをまとめると、｢情報や意思、感情などを伝えあい、お互いに理解・納得を深めること｣というような意味になります。
つまり、｢一方的に｢伝える｣のではなく、お互いに｢伝えあい｣｢理解・納得｣すること｣がコミュニケーション、そしてコミュニケーションの基本は、｢相手が理解できるように伝えること｣と言えるでしょう。

自分ではきちんと伝えたと思っても、相手に上手く伝わっていなかった、というような経験があるかたも多いのではないでしょうか。
上手く伝わらない場合は、聴き手ではなく、自分の伝え方に問題があると考え、伝え方を工夫する必要があります。

 

＜伝え方のポイント＞

・結論を明確に伝える
‏初めと終わりに結論をいう“サンドイッチ話法”などで、明確かつ確実に結論を伝えましょう。

・簡潔に伝える
話や文章が長くなると一部が忘れられたり、論点がずれたりしがちなので、不足があってはいけませんが、できるだけ簡潔に伝えましょう。

・整理して伝える
‏聴き手が内容を理解しやすいように、伝える内容や順番を整理して伝えましょう。

 

＜整理のポイント＞

話しの内容や順番を整理する際には、フレームワークなどでも使用される、○W△Hを活用すると、整理しやすいと思います。
5W1Hや5W2Hはよく見聞きしたり、使用すると思いますが、ここでは、それに項目を加えた6W3Hをご紹介します。

・What（何を）：実際に依頼や確認したい内容など

・Why（なぜ）：それをする目的や理由、背景など

・Who（誰が）：実際に作業をするひとや役割分担の範囲など

・Whom（誰に）：対象とする相手や関係者など

・When（いつ）：開始時期や完了時期（納期・スケジュール）、頻度など

・Where（どこで）：作業場所や環境など

・How（どのように）：手段や方法など

・How many（どれくらい）：対象の規模や作業量など

・How much（いくら）：それにかかる費用やかけられる予算など

伝える相手や内容によって、必要のない項目があったり、伝える順番を変える必要がありますが、これらを意識することで、伝える内容の過不足や伝える順番の整理に役立てることができます。

伝える、という意味では資料作成などにも使えると思いますので、活用してみてはいかがでしょうか。