ビジネスメールを書くときに注意すること!~メール作成のルールとマナー~

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ビジネスシーンで毎日のように使うメール。クライアントや取引先や社内とのコミュニケーションの手段としては、もはや欠かせないツールだと思います。
ビジネスメールは相手に分かりやすく簡潔であることや、丁寧な文章で書くこと、相手に不快な思いをさせないことも重要です。

ビジネスメールを書くときに覚えておきたいルールやマナー、注意したいポイントなどをご紹介します。

【1】メールを書く前に準備すること

メールを作成する前に、メールの基本機能や準備することを確認しましょう。

 
・メールの送信者(自分)の名前を設定する

メールが相手先に届いたときに表示される名称を設定します。そうすることで相手の受信箱に誰から届いたメールなのかが分かるようになります。
ビジネスメールでの送信者名は以下の例のように「会社名 氏名 メールアドレス」が分かりやすいでしょう。
 (例)株式会社トラス 虎巣 太郎<●●●@○○○.co.jp>

 
・署名を設定する

つぎに自分が何者であるかを相手に伝える「署名(Signature)」を設定しましょう。
署名には以下の項目を入れるケースが多いようです。

 ・会社名・所属部署名
 ・氏名(読み仮名)
 ・会社の郵便番号・住所
 ・会社の電話・FAX番号
 ・メールアドレス
 ・会社のホームページアドレス

署名例

署名がメールに付いていることで、相手や自分が電話をしたい場合や書類を郵送したい場合など、いちいち相手先の情報を探す手間がなくなる便利さもあります。

また、署名欄を工夫することで、デザイン化して個性を演出したり、サービスのPRをすることもできますが、あまりクドイものや絵文字を多様したものはビジネスシーンでは嫌煙されることもありますので、ほどほどに(笑)

 

【2】メールの作成で注意すること

メール作成時に注意することを確認しましょう。

・To、CC、BCCを使い分ける

メールは複数の相手先に送信することもできます。 To(宛先)、CC(Carbon Copy)、BCC(Blind Carbon Copy)を使い分けることで、効率よく仕事を進めることができます。

 To(宛先)
 送信する相手のメールアドレスを指定します。

 CC
 To(宛先)以外の関係者などに、メールの内容を参考のために送る場合に使用します。

 つまり情報を「共有します」や「参考までにご確認ください」といった意味が含まれるのです。
 ただし、CCでメールを送った場合は、すべての受信者に送信されたメールアドレスが分かってしまうので、
 お互いにメールアドレスを知っている、もしくは知らせてもOKな場合のみ使用しましょう。

 BCC
 CCと同じような機能ですが、受信者にメールアドレスを表示させない場合に使用します。

 CCが他の受信者に送信先が表示されるのとは違い、メールアドレスを他の受信者に知らせたくない場合や、誰に送ったのか知られたくない場合に使用します。

 
・件名(タイトル)は分かりやすく簡潔に。

相手先によっては、1日に大量のメールを受信するので、タイトルが分かりにくいと他のメールに埋もれて気づかれなかったりします。また、件名を入れ忘れると不審メールと思われて捨てられてしまうこともあります。
件名(タイトル)は、分かりやすく簡潔なものをつけましょう。

具体的には、いつ(日付、時間など)、何を(案件、要件など)、どのように(依頼、確認、報告など)が端的にわかる件名だと分かりやすいですね。

 (例)「○○案件」 7/31(金)のお打ち合わせについてご連絡いたします。

また、件名に【緊急】や【重要】と付けたり、メッセージに重要度のマークを付けたりすると、より早く相手先に見てもらえますが、あまり多用することは相手先を〝あおる“ことになり、迷惑に感じることもあります。「これだけは」という時だけ使用するようにしましょう。

 
・相手先の名前や企業名は正しく書く。

間違えるのは失礼に当たりますので、特に初めて送信する宛名は注意しましょう。

 
・ひとつのメールには、ひとつの用件のみで。

メールの中に複数の用件や案件を混ぜるのは控えてください。
これは受け取った側になると分かりますが、返信する場合に同じタイトルで複数のメールが飛び交うので、非常にメールを追いにくいことと、複数の用件が盛り込まれると、どれかが漏れてしまうこともあるからです。

 
・1行の文字数に気を付けよう。

文章をずらずらと書くと、メールでは途中で折り返されて読みにくいことがあります。
文章が長くなる場合は、程よいところで改行を入れましょう。なお、 1行に30~35文字が最適とされています。

また、行数は長くとも5行以内にしましょう。それ以上続く場合は1行開けるなど、センテンスで分けるよう文章を工夫しましょう。

いくつかの項目がある場合は、行頭に●や■などの記号や番号(1)(2)…などを入れると、すっきりと見やすく分かりやすいメール文になります。

 
・半角カナや機種依存文字は使わないで!

半角カナ文字や機種依存文字は「文字化け」の原因になるので、メールを書くときにはなるべく使わないようにしましょう。
機種依存文字についてはこちらで詳しく紹介されています。

 
・添付ファイルの容量に注意!

添付ファイルのサイズが大きいときは、相手先での受信に時間がかかったり、受け取れない場合もあります。
添付するファイルの容量が大きいときは、ファイル転送サービスを利用するなど相手先に配慮しましょう。

なお、ファイルが添付されていることに気が付かないなんて事も多々ありますので、メール本文中でファイルが添付されていることを書くと、より丁寧なビジネスメールになりますよ。

 

【3】返信や転送で注意すること

メールを返信したり、転送するときにもマナーがあります。

 
・返信の対象に注意!

メールソフトによりますが、送信者個人とCCに入っている人を含めた全員返信があります。
メールの用件によって使い分けますが、漏れがないか返信前にチェックしましょう。

また、メーリングリストを利用する場合は、リストに登録したメンバー全員にメールが送られますので、メールの内容を知らせてはいけないメンバーが登録されていないか注意してください。

 
・転送は誰でも送らないように!

メールを転送して、第三者にメールの情報を知らせることがあります。
しかし、情報を知らせてもよい相手なのかを、確認してから転送するようにしましょう。

 
・引用で気を付けること

元のメール文を引用して返信することもありますが、無関係の内容を入れると、メールの文章が増えて分かりにくくなります。必要な箇所だけを引用するようにしましょう。
また、引用元の文章を勝手に書き換えてはダメですよ。混乱とトラブルの元になりがちです。

 
・その他に注意すること

返信すると件名に「Re:」が付きますが、返信が続くと「Re: Re: Re: Re: …」とマークが続きます。
件名が長くなって見にくい場合は、適度に削除してから返信するようにしましょう。

知らない相手やアドレスから届いたメールに添付ファイルがついていても、不用意に開かないこと!ウィルスに感染する危険性があります。少しでも「おかしいな?」と思ったら、相手先に確認しましょう。

 
最後に、ビジネスでメールは欠かせないツールになりましたが、メールなら確実というものではありません。
「送ったはずなのに…」とならないように、特に大事な用件や急ぎの場合は、メールした後で電話するなど、一報を入れた方がいいでしょう。
また、メールを受け取った側も、なるべく早く返信するよう心がけましょう。

メールが負担や不快なものにならないよう、送る側も受け取る側も思いやりが大事ですね!