takaya

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〇〇さんは16:00に居なくなるからそれまでに企画書見せないとー
〇〇課長にはいつ入れる～？
その前に〇〇の件、〇〇にヘルプ頼まないとぉ～～～　ざわざわ、ざわざわ

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はい、ずいぶんおひさしぶりにBlogなんぞ書いております。takayaです。

おなじみのトラス研修、今回は全チーム合同の全体研修です。新しい仲間が絶賛増殖中のトラス、ますますにぎやかになってきております。

研修グループもいままでのGチーム、Uチームに加えて新たにN（ニューフェース）グループが参戦、今回の全員研修からはこの3チームがしのぎを削って戦います。（うそです）

いいから本題に入れ？　・・・はい、では。

タスク管理とは？必要なものとは？

今回の研修内容はいわゆるタスク管理の仕方、考え方です。

各グループに分かれて、与えられたタスクの優先順位を付けながら、効率よく確実に仕事を進められるように予定を組み立てていきます。

ふだん業務を開始する際には、その日いち日のタスクを確認し、組み立てることを普通にやっていると思います。

効率的にToDo管理できるアプリを使っていたり、チームの場合は毎日始業時に朝会などでその日のToDoを確認しているところもありますよね。

このように日々当たり前にやっているタスク管理でも、いざ研修での結果を意識したり、いつもは個人でタスク管理している人が、急に複数人のグループで行ったりすると、普段の自分の考え方と違う意見に迷ったりなどいろいろ大変なんですよね。

この書類、この人に今日中に提出しないと！
でも提出前に課長にハンコもらわないと！
じゃあ、午後いちに、、あ、午後いちから会議だ！
じゃぁ、会議終わってから、、課長その時間出張で出てるじゃん……

てなことをあーだ、こーだ言いながら、タスクを組み立てていって、後ほどみんなに発表します。

で、発表したらこれまた、まぁみんな好き放題に言ってくれて……
建設的な意見をいただき、見逃していること、足りない部分に気づかせてもらえます。

タスク管理をするうえで大事なのって、

• アウトプットの確認（何がタスクのゴールか、いつまでにどうなっているべきか）
• プレイヤーの確認（誰に、いつまでに、何をすべきか）
• そのうえで、優先順位を考えて自分の動きを組み立てていく

ということなんだと思ってます。

パズルのピースがキレイにはまるように、一日のタスクが流れるようにはまっていくと気持ちいいですよね。

タスク管理に必要なツールは？

タスクを管理する際に、どのようなツールを使うべきでしょうか？

個人的には正直なんでもいいと思っています。その人が確実にタスクを管理できるのであれば、人間の脳をフル活用でもいいとさえ思っています。

いまは便利なツールもいっぱいあるんですが、変にツールにこだわって出来るだけ自動化しようとか、効率よい使い方をしようとしてしまうと、そのツールの機能限界に足を引っ張られて、本来やりたいこと、形が実現できないこともありますよね。

ツールに足を引っ張られるぐらいなら少々アナログな方法でも、変にツールにこだわらずに自分のやりたいことができるツールを使うほうが良いと思います。

PCやスマホにToDoアプリ入れてる人とか多いでしょうね。今どきはSlackとか駆使してToDoリスト作ってるよって方もいるかと思います。

もう適当にテキストエディタに書いてるよとか、いまでもエクセル！やGoogleのスプレットシート使ってるよとか昔ながらのツールに愛着ある人とか、わたしは昔から手帳とか、PCのディスプレイに付箋バシバシっていうやっぱり紙派の人もいると思います。

研修でも「いまだに紙は大事で捨てられないもの」という声もありましたが、紙を使うということについては、個人的にはあまりお勧めしません。

そもそも資源の無駄ってのもありますが、紙の場合は過去の記録を探そうと思っても、やはり検索性が無く効率が悪い。
一覧性も悪くなりがちで、秘匿性も低いですよね。

よくディスプレイのベゼルいっぱいに付箋を貼ってる人をみますが、もしその付箋の中に「14:00　〇〇さん電話　090-XXXX-XXXX」とか書いてあったらプライバシーポリシー的にアウトです。

デジタルなツールであれば会社ではPCで、外出先ではスマホで同じデータを閲覧出来たりもするし、チームみんなで共有することも可能ですよね。

まぁ、そんなことも考えながら今回の研修を受けていましたが、どんなツールを使ってやるにしても、タスクを管理する上では、自分の動きだけではなく、関係する人たちの動きは都合もよく考慮したうえでタスクを組み立てるのが重要だなと思った研修でした。

・トラス人材育成講師：
J.OFFICE　代表　　石床　淳子様