こまっきー

目次

1. はじめに
2. 併用において生じる問題
   
   1. チェックの手間が複数回かかる
   2. どちらを使うべきか迷う
3. メールvsチャットの使い分けポイント
   
   1. メールが適している場面
   2. チャットが適している場面　
4. おわりに

はじめに

ビジネスシーンにおいて、文章でのコミュニケーションはメールを使うのが一般的かと思います。一方で、近年ではチャットを導入する企業も増えています。チャットを導入する場合には、メールとチャットの両方を業務で扱う企業も多いのではないでしょうか？

コミュニケーションの目的に応じて、適切なツールを選ぶことが重要です。

本記事では、メールとチャットの違いをそれぞれの長所を踏まえ、使い分けポイントを解説していきます。

併用において生じる問題

チェックの手間が複数回かかる

ツールを複数使用することで、2つ以上のツールの受信ボックスを確認しなければならないため、チェックにかかる工数が2倍以上になります。日々忙しいビジネスパーソンにとって、必要以上に作業が増えることは手間となり、業務上のストレスにもなります。

また、使い分けが定義されていないと、どちらにどのような連絡がくるのかわからないので、何度も確認しなければいけません。

タイムマネジメントの観点から、作業の工数を減らすためにも使い分ける基準を明確にする必要があります。

 

どちらを使うべきか迷う

メールとチャットを併用している場合に、どちらを使うべきか迷ってしまうという問題が生じるかと思います。それぞれの使い方に関するルールが明確に定められていないと、社員間で「この場面ではどちらを使ったら良いのか？」という混乱が生まれてしまいます。

こうした迷い生まないためにも、社内で使用上のルールを定める必要があります。

メールvsチャットの使い分けポイント

ここからはツールの特性を踏まえ、メールとチャットのそれぞれが適している場面をご紹介します。

 

メールが適している場面

• 詳細な情報共有

メールは、長文や複雑な情報を整理して伝えるのに向いています。

メールはメッセージエリアが広いため、長い文章でも読みやすく、箇条書きや段落分けを活用することで、受信者が理解しやすく、必要な情報を簡単に見つけることができます。

 

• 記録を残す

重要な資料や通達事項、契約書類など「正式な文書」のやりとりにおいては、記録という観点でも、メールのほうが優れています。チャットは流動性が高く、重要なやりとりが埋もれたり、流れたりする可能性もあるため、見落としを防ぐ意味でもメールでのやりとりが好ましいです。

また、メールは送信後に内容の編集・削除が出来ないため「言った・言わない」「送信した・送信していない」などのトラブルを防止することが出来ます。よりエビデンスを残すのに適しているのは、メールだといえます。

受信後も、メールが開封されるまで未読の状態でボックスに残るので、重要な内容に関しては、メールが適しています。

 

• 社外とのやりとり

一方のメールは、フォーマルなやり取りに適したツールであるため、社外とのコミュニケーションに最適です。

やりとりするために必要なメールソフトは、送受信双方で特定のものである必要がなく汎用性が広いという特徴もあります。アドレスさえあれば、誰とでもやりとりが出来るため、特別なツールを双方が準備をしなくても使用可能です。

また、チャットの場合、相手も同じツールを使用しなくてはならないため、社外とのやりとりには不向きといえるでしょう。

 

チャットが適している場面

• 迅速なコミュニケーション

チャットはリアルタイムでのやり取りが可能で、即座に返信を期待できるため、急ぎの確認や対応に適しています。必要な情報をすぐに得ることができ、業務の進行がスムーズになります。

定型の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減にも繋がります。

絵文字やスタンプの機能も充実しているので、心理的距離感を縮められるだけでなく、素早い返答を行うことも可能となります。

 

• 複数人でのやりとり

グループトーク機能が発達しており、複数人が同時に周知を行う際などに便利になっています。前後のやりとりも見えやすいので、複数人の会話がスムーズに進められます。

 

• ブレインストーミング

チャットは複数人が同時に意見を出し合えるため、アイデアの共有やディスカッションに向いています。リアルタイムでの議論が活発になり、新しい発想が生まれやすい環境が整います。

おわりに

今回は、文章コミュニケーションツールの使い分けについてご紹介させていただきました。

それぞれのツールの特性を理解し、目的に応じた適切なツール選択を行うことで、効率的な情報共有と記録、コミュニケーションの質、そして業務効率を向上させることができます。

また、受信者の好みや立場に合わせてツールを選択することも大切です。

トラスでも、社内でのコミュニケーションでは主にチャットツールを使用しています。具体的には、業務連絡や業務にまつわる報連相、ファイルの送受信等に関して、複数人でのやりとりで活躍する場面が多いように思えます。一方で、正式な書類のやりとりや社外の方との連絡には、従来のようにメールを使用しています。

適切なツール選択が、チームの生産性と連携を高め、ビジネスの成功や業務の効率のアップに繋げていきましょう！