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タイムマネジメントの極意

2024.10.29

業務効率化

人材育成

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目次

  1. はじめに
  2. タイムマネジメントとは
  3. タイムマネジメントに取り組むメリット
    1. 業務効率が上がる
    2. 仕事とプライベートの両方を充実させられる
    3. 新しいことに取り組む時間が作れる
    4. 精神的にも余裕ができる
  4. タイムマネジメントの実践と手順
    1. タスクのリストアップ
    2. 優先順位を付ける
    3. 業務目標の設定
    4. 振り返りの時間を設ける
  5. おわりに

はじめに

みなさんは、仕事をするなかで「時間が足りない」と感じることはありませんか?ビジネスシーンでは、複数のタスクを同時にこなす必要がある場面も多く、常に時間に追われているという人も少なくないと思います。

時間は誰にとっても「有限」であり、「平等」なものです。忙しい現代社会では、その時間をいかに上手に使うかがカギとなります。

そこで、「タイムマネジメント」に取り組むことをおすすめします。タイミングマネジメントを行うことで、業務効率のアップにつながり、プライベート時間の確保も期待できます

本記事では、タイムマネジメントをもとにタスクをこなすことで得られるメリットと、実践方法について解説していきます。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは時間の使い方の改善によって、生産性の向上を図ることを意味します。平等に与えられた時間のなかで、行動をどう変え、どうマネジメントするかを考える概念です。

また、タイムマネジメントはスケジュール管理のみならず、自己管理や目標設定などを併せて行うことも不可欠です。

効果的なタイムマネジメントを身につけることで、余裕を持って業務に取り組むことができたり、テキパキとタスクをこなすことで周囲からも「仕事ができる人」と評価を得られたりといいこと尽くめです。

タイムマネジメントに取り組むメリット

業務効率が上がる

タイムマネジメントによってタスクが計画的に進めば、業務効率がアップします。一つのタスクにかかる時間を短縮できれば、その次の仕事にも早く取り掛かることができます。

一つのタスクで短縮できる時間はわずかかもしれませんが、そのわずかな時間の積み重ねにより、結果として多くの時間を捻出することができるはずです。

 

仕事とプライベートの両方を充実させられる

タイムマネジメントによって労働時間が短縮できれば、よりワークライフバランスを充実させることが可能です。

近年では、働くママやパパ、家族の介護に携わっている人などが増えている背景もあり、業務時間内で仕事を切り上げて退勤をしなければならない人も少なくありません。仕事と育児や家事など、プライベートとのバランスを重視する傾向は、年々高まっています。

また、残業が少なくなることで、ご自身のために使える時間も増えます。趣味や休息、ゆっくり食事をとる時間を確保でき、きちんとリフレッシュして、翌日の業務に向かうことができます。

 

新しいことに取り組む時間が作れる

タイムマネジメントによって時間を有効活用できれば、+αの業務に着手できたり、突発的な業務にも柔軟に対応できるようになります。

既存の業務以外のタスクに取り組むことで、その人が所属するチーム全体の士気が上がったり、意欲的に業務に取り組む姿をアピールできたりといった効果も期待できます。

 

精神的にも余裕ができる

タイムマネジメントは精神的な余裕を生み出すことにもつながります。時間に追われると、焦燥感に駆られやすくなり、ミスなどが生じる原因にもなります。

計画通りに業務を進められることで、焦りや不安が減ると同時に、目標通りに遂行できたという達成感が生まれ、モチベーション向上につながるはずです。

タイムマネジメントの実践と手順

タスクのリストアップ

はじめに、担当しているタスクを洗い出しリストアップします。この目的は、担当している業務の必要性を見直し、業務ごとにどれくらいの時間を使っているのかを正確に把握することです。業務を可視化することで、無駄な作業や、今まで気づかないうちに多くの時間を使ってしまっていた業務を把握することができます。

業務やタスクを細分化し、時間の内訳も把握することで、より効果的にタイムマネジメントできるはずです。

 

優先順位を付ける

リストアップした業務に、優先順位をつけます。優先順位は、「重要度」と「緊急度」の2つの軸で定めます。業務を以下の4つの枠組みに分類してみましょう。重要度は、成果につながるかどうか、緊急度は納期が近いかどうかで判断します。

 

重要度と緊急度が両方高い 重要度は低いが緊急度は高い
重要度は高いが緊急度は低い 重要度と緊急度が共に低い

 

業務目標の設定

次に、タスクごとの目標を設定しましょう。目標を設定する際には、簡潔かつやるべきことを出来る限り明確にしましょう。時間配分のみならず、その業務をどのレベルで、いつまでにやり終えるのかを決める必要があります。

たとえば「業務にかかる時間を短縮する」などの曖昧な目標にすると、指標がわかりにくいため取り組みがうまくいったのか判断できません。「Aのタスクは30分間で8割の出来栄えにする」というように、具体的で成果がわかりやすいものを設定しましょう。

 

振り返りの時間を設ける

タイムマネジメントに基づいてタスクを実行したのち、それに対して振り返る時間を定期的に設けましょう。タスクが予定通りに進まなかった場合や、目標を達成できなかった場合、できなかった原因や理由を探り、軌道修正を行います。

具体的な方法としては、業務・タスクごとに実際に費やした時間を記録しておき、予測時間や目標と比較します。実際に業務にかかった時間を見直すことで、タイムマネジメントの重要性を再認識でき、見込みが甘かった部分の改善にもつながります。

タイムマネジメント導入当初は、うまくいかないことも多いかと思います。さまざまな業務に取り入れ、繰り返しながら改善を図っていくことで、次第にタイムマネジメントの質も向上していくはずです。

おわりに

いかがでしたでしょうか?

「急がば回れ」ということわざがありますが、まさに「タイムマネジメント」は着手までに少々時間を要するものではあります。しかし、正しい方法で取り組むことで、後々の大きな成果をもたらす近道となるはずです。

なによりも、タイムマネジメントに取り組み、業務を「可視化」して、意識や行動に変化をもたらすことが、もっとも大切なことだといえます。

弊社でも、研修期間中から、自分の業務の計画を立てて、工数を管理しながら、研修や作業に取り組んでいます。それにより、次第に自身で先を見越して業務に着手・完遂する力をつけることができています。

本記事での手順を参考に、タイムマネジメントに取り組んで、仕事もプライベートも充実させていきましょう!

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