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こんにちは。中澤です。

そろそろ入社してから半年が経ち、業務を覚えていくとともに、やる仕事も増えていく日々です。

タスク漏れをなくすために、以前までは紙にTo Doリストを書いていたのですが、最近は、ツールを使うようにしています。

タスク管理ツールを使うことで、タスク漏れ防止だけでなく副次的に業務の効率化にも繋がりました。

はじめはタスク管理ツールを使う時間が勿体無いと思っていたのですが、今日はどの仕事が重要で、いつまでに何を終わらせていればいいのか。といったタスクの見える化により先回りして準備をしておくことができるようになったのです。

今回は、僕が実際に使ってみたオススメの無料で使えるタスク管理ツール4つを紹介したいと思います。

 

付箋を貼り付けるように使える便利なTo Doリスト「Trello」

 

まずご紹介したいのが、Trelloです。

直感的に使える操作性とグループでも使える機能性を兼ね備えています。

Trelloは「ボード」「リスト」「カード」の3つに大別され、この3つを設定していくことでタスクを効率よく管理できるようになります。

Trelloの画面がこちらです。

 

 

●ボード

上の画面がボードと呼ばれる画面です。

このボードはプロジェクト単位で作成すると管理がしやすくなります。

 

●リスト

そしてリスト。

画面を例にすると「やること」「今日までが期日」「やったこと」リストの3つを作成しています。

リストの設定次第で、どこまで進捗したのか、今やるべきタスクはなんなのか、誰のタスクなのか、といったことが一目でわかるようになります。

自分好みにグループ分けをするといいと思います。

 

●カード

最後にカードですが、これは一言で言うと各タスクです。

カードは、画像・添付ファイル・チェックリストの追加、タグ付け、締切設定、コメントを書き込んだりすることができます。

このカードを各リストに移動させて、タスクを管理することができます。

 

●使用した感想

僕個人の感想としては、とても使い勝手がいいです。

ただ、自由度が高いのでリストなどを明確に設定しないと、タスクを管理しきれなくなる可能性があります。

しかし、失敗してもすぐに修正がきくのが良いところです。

徐々に自分好みに変えて行きましょう。

 

また、スマホにも対応しています。

 

 

指でスライドしてカードを移動させることできます。

仕事だけでなく、プライベートでも旅行やイベントの計画の時に使えそうですね。

 

Trelloのサイトはこちらです。

https://trello.com

 

国内No. 1タスク管理ツールと知られる「Jooto」

 

Jootoは「シンプルに使えるように」をモットーにしているというように説明書を見なくても感覚的に使えるのが特徴です。

使ってみた感じでは、先ほど紹介したTrelloと似ていて付箋を貼り付けるようにToDoリストを管理できます。

操作性やできることは、Trelloとほとんど同じだと思います。

ただ、Jootoは日本の企業が制作・運用しているため、Trelloよりも日本人が使うにはサポートの面などで安心かもしれません。

画面はこちらです。

 

●カレンダーでタスク管理

Trelloとの違いはいくつかありますが、その中でも、タスクの抽出をしやすいのが特徴かと思います。

カレンダー表示にすると下の画面のようになります。

設定したタスクの締切日や会議の日が表示され、スケジュールを確認しながらタスク管理ができます。

会議と重要度の高いタスクなどを色分けをして管理するといいでしょう。

 

 

●フィルタータスク

もう1つ、タスクを抽出するのに便利なのが、フィルタータスクです。

タグ付けして、指示待ち中、確認中などのタスクを一発で抽出できます。

カレンダーとフィルタータスクを使うことで、スケジュール・進捗度のふたつの側面からタスク管理できるのが特徴です。

 

●使用した感想

「あれ？そういえば、このタスクっていつまでにやればいいんだっけ？」といったことがよく起こる人ならTrelloよりもJootoの方がいいと思います。

スケジュール関係なしで目の前のタスクを進捗度・重要度で進めていきたい人はTrelloの方がいいと思います。

ただTrelloとJootoの両方ともいいところがありますので、最終的には個人の好みだと思います。

見た目や操作感で好きな方を選んでみてください。

 

もちろん、Jootoにもスマホ専用のアプリもあります。スマホの画面はこちらです。

 

 

スマホはTrelloよりもJootoの方が使いやすいかなと思っています。

これも好みですが……外出が多い方は、スマホの使いやすさで選んでも良いかもしれませんね。

 

Jootoのサイトはこちらです。

https://www.jooto.com

 

親課題、子課題の設定でタスクの関係性を把握できる「Todoist」

 

次にご紹介したいのは、Todoistです。

こちらのタスク管理ツールも、名前でわかるようにTo Doリストを作成できます。

TrelloとJootoとどう違うかというと、親課題、子課題の設定ができるところです。

画面がこちらです。

 

 

●プロジェクト

まず、画面の左側にあるプロジェクトを設定していきます。

今回は仕事にしていますが、例えば「A社Webサイト制作」と設定してもいいと思います。

 

●仕事の追加

仕事の追加でタスクを設定していくことができます。

各タスクとタスクの下に子のタスクを設定することができ、さらに、その関連性も一目でわかり、タスク整理をしやすいのが特徴です。

また、他のメンバーと共有してタスクを振り分ける事もできます。

少人数のグループで作業するときにも使えるタスク管理ツールになっています。

 

●使用した感想

1つのタスクに業務が枝分かれして増えていって、子タスク・孫タスクがたくさんできる場合はTodoistはオススメです。

さらに、小グループでタスクを進めていくときにも便利です。

親タスクに作業者の名前、子タスクに業務内容を入力すれば、誰が何をしていて、どこまで終わっているかが一目で管理できます。

 

もちろんスマホ・タブレットでも使えますよ。

スマホの画面はこちらです。

 

スライドとタッチで感覚的に操作できて、使いやすさに不満はないかと思います。

 

Todoistのサイトはこちらです。

https://ja.todoist.com/

 

RPGのようにアバターを強化しながらタスク管理ができる「habitica」

 

次にご紹介したいのが、ユニークなタスク管理ツールのhabiticaです。

こちらが画面です。

 

 

RPGゲームをモチーフにしたタスク管理ツールで、まず自分のアバターを作成します。

そして、習慣、日課、To Doなどのタスクを設定します。

 

●習慣

習慣では「自分がよく行うべきもの」と「自分がやめたいと思っている習慣」を設定できます。

例えば、勉強を習慣化したい人は「勉強」と設定したり、禁煙したい人は「禁煙」と設定します。

勉強をした場合にはプラスをクリックしてゴールドと経験値が得ることができます。

逆に禁煙できずに喫煙をしてしまった場合にはマイナスをクリックします。

するとアバターの体力が減ります。

ちなみに体力が減りゼロになると、レベルが1下がり、全てのゴールドを失い、装備を１つ失います。

 

●日課

日課は毎日行うことです。「お風呂」「野菜を食べる」「歯磨き」とかです。

日課を完了できなければ、一日の終わりに体力が減少します。

完了できればゴールドと経験値が得られます。

 

●To Do

ここがいわゆるTo Doリストになります。

そのタスクが完了すると、ゴールドと経験値が得られます。

黄色からはじまり、完了できない期間が長くなるとより赤く(色が濃く)なるので、視覚的にもタスクが完了していない期間がわかります。

 

●使用した感想

習慣、日課、To Doを完了させていくことで、経験値を貯めてレベルアップさせたり、貯まったお金で装備やアイテムを購入したりできます。

遊びながらタスク管理ができるツールで、モチベーションを上げやすいのがいいところです。

また、機能的には習慣・日課のリストがあるところが特徴です。

毎日、行うタスクや極力毎日行いたいことなどを登録しておくことができます。

 

また、友人や同僚と競い合ったり、チームを作って一緒にモンスターと戦うこともできます。

楽しみながらタスク管理をしたいという人にはオススメのツールです。

 

ただ、早く経験値が欲しいからといって終わってもいないタスクを終えたことにしていたら本末転倒です。

タスク管理とともに自己管理も必要ですね。

 

こちらもスマホに対応しています。

 

 

操作は難しくないので大丈夫だと思いますが、日本語対応していない箇所が一部分あり、英語で表記されることがあります。

 

habiticaのサイトはこちらです。

https://habitica.com/

 

タスク管理ツール総評

 

タスク管理ツールとして

・Trello（https://trello.com）

・Jooto（https://www.jooto.com）

・Todoist（https://ja.todoist.com/）

・habitica（https://habitica.com/）

以上の4つをご紹介しましたが、いかがでしたか？

今すぐにこのツールを使ってみたいと思ったものや、別に今はなくて良いかなと思うものがあるかと思います。

僕はそれで良いと思います。

というのもプロジェクトごとに最も適したツールを使うようにすることが大切だからです。

 

例えば、僕は日頃はhabiticaを使っています。

「勉強」「朝礼」など毎日の繰り返しするものをチェックするのが、最も管理しやすいからです。

一方で、グループでタスクを管理したい時は誰がどのタスクをしているのが見れるTrelloを使ったり、Web制作の時はタスクの関連性が把握し易いTodoistを使ったりと使い分けています。

タスクによっては、Excelでスケジュール表を作って、それをタスク管理代わりにすることもあります。

今回、ご紹介したのはどれも無料なので一度使われてみて、その使用感で決めるのが良いと思います。

 

タスク管理は職種・業種問わず欠かせないものです。

上手にタスク管理ツールを使うことで、タスク漏れ防止・タスクの見える化だけでなくグループ内の業務の平均化やスケジュール感の一致など業務の効率化に繋がるでしょう。

仕事に追われて目の前の仕事しかできていない人こそ、プロジェクトに合ったタスク管理ツールを試してみてはいかがでしょうか？