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重要なタスクが見える化する!アイゼンハワー・マトリクスの基本

2025.01.29

業務効率化

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目次

  1. はじめに
  2. アイゼンハワー・マトリクスって
  3. タスクを振り分ける4つのグループ
  4. 実行するグループの順番
  5. 活用してみよう
  6. 使用する際のポイント
  7. まとめ

はじめに

こんにちは!2024年10月にトラスへ入社したまっすーです!

突然ですが、日常生活や仕事で「やることが多すぎて何から始めればいいか分からない!」と困ったことはありませんか?
例えば、プレゼン資料を作りたいのに電話やメール対応、打ち合わせの日程調整…やるべきことが次々と押し寄せて頭が混乱してしまうこと、ありますよね…。私にもありました…。

そんなときに私が出会ったのが「アイゼンハワー・マトリクス」というタスク管理手法です。

本記事では、このアイゼンハワー・マトリクスの具体的な使い方や効果について、私の実体験に基づいてご紹介していきます。

忙しさに振り回されず、スムーズに行動できる自分を目指してみませんか?

アイゼンハワー・マトリクスって?

アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを「大事なこと(重要度)」「今すぐやらなきゃいけないこと(緊急度)」に分けて考え、図で整理していく手法のことをいいます。
以下のような図を活用することで、全体のタスクの優先順位を可視化でき、生産性が向上します。
ちなみに、この名前の由来は、アメリカの元大統領ドワイト・D・アイゼンハワーというタスク管理がめちゃくちゃ上手い方が使っていたことでついたそうです。
ほかにも、「時間管理マトリクス」や「優先順位マトリクス」とも呼ばれることもあります。


アイゼンハワー・マトリクス図

タスクを振り分ける4つのグループ

それでは、まず考え方から説明します。

この図を活用するには、以下の4つのグループを理解することが重要です。
これにより、自分がやるべきことが視覚的に整理され、優先順位が自然と明確になります。

 緊急かつ重要

 今すぐやらないといけない大事なこと

 重要だが緊急ではない

 計画的に進める必要のあること

 緊急だが重要ではない

 急いでいるけど、自分じゃなくてもできること

 緊急でも重要でもない

 直接的に成果に結びつかないこと


では、実際にこの図を使ってタスクを振り分けるとどのようになるのでしょうか。

例として「帰ってから寝るまでにやること」を数点リストアップしてみました。

  • 資格勉強
  • SNSのチェック
  • 洗濯物の取り込み
  • 健康診断の予約
  • 食事を摂る
  • 郵便物の受け取り
  • 明日のプレゼン準備
  • デスクトップの整理

こちらを先ほどのマトリクス図にあてはめてみましょう。

【作成例】家に帰ってきてから寝るまでの行動

これでなんとなくのイメージはついたでしょうか?

実行するグループの順番

さて、4つのグループにタスクを振り分けた後、これらはどのような順番で実行していくべきなのでしょうか?
4つのグループはそれぞれ重要性が異なるため、適切な順番で取り組むことが成功の鍵です
以下の順番で実行していきましょう。

  1. 緊急かつ重要なこと
    優先的に対応して、トラブルや問題を解決します。

  2. 重要だけど緊急ではない
    成果につながる長期的なタスクを、計画を立てて取り組みます。

  3. 緊急だけど重要ではない
    可能であれば他者に任せ、手間を削減します。

  4. 緊急でも重要でもない
    できる限り削減し、重要なタスクに集中しましょう。

活用してみよう

では早速実践してみましょう。
以下のステップに沿って実践することで、タスクの整理と実行がスムーズになります。

  1. タスクを書き出す
    今やるべきことを全てリストアップします。

  2. 4つのグループに分ける
    それぞれのタスクを「重要度」「緊急度」で分類します。

  3. 順番に取り組む
    実行するグループの順番を参考に、タスクの処理をしていきます。

  4. 定期的に見直す
    状況が変わるたびに整理し直すのがポイントです。

使用する際のポイント

アイゼンハワー・マトリクスを最大限に活用するには、いくつかのコツがあります。
タスクを活用していく中で感じるメリットや、気をつけたいポイントを以下にまとめました。

活用するメリット

  1. やるべきことがハッキリする
    やるべきことが整理されて、何から始めればいいかすぐに分かります。

  2. 時間を有効活用できる
    大事なことに集中できるので、無駄な時間を減らせます。

  3. 気持ちが楽になる
    頭の中が整理されるので、ストレスが少なくなります。

実践時の注意点

  1. 全てのタスクを分類できるわけではない
    何かのデザインを考えるなど、クリエイティブ的なものはどれだけ時間がかかるか分からないため、こういったものはあてはめるのが難しいです。

  2. 何度も繰り返すことが大事
    一度だけだと効果が出ません。定期的にタスクを整理するようにしましょう。

  3. マトリクスを作る時間が負担になる
    急に新しいタスクが入ってくることもあるので、計画を見直しながら進めましょう。

まとめ

アイゼンハワー・マトリクスは、やるべきことを整理して時間を有効活用するための方法です。
実際のところ、私自身まだこのマトリクスを完璧に活用しきれているわけではありません。毎日のように迷ったり、後回しにしてしまうこともあります。
しかし
、このマトリクスを使って「何が本当に大事なのか」を考えることで、自然と気持ちが楽になる瞬間が何度もありました。
学校や仕事、日常生活でも役立つ手法だと思うので、皆さんもぜひ試してみてください。
最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、慣れればきっと「やってよかった!」と思えるはずですよ。

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