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私たちは、お客さま先に常駐してWebサイトの運用を行う”常駐型Webディレクター派遣”を多く請け負っています。
常にお客さまの近くにいるため、細かい対応にもすぐ対応でき、スピード感を持って業務を進めていけることが持ち味です。

しかし、皆さんにも経験があるかもしれませんが、スピード感を意識しすぎると普段ならしないようなミスをしてしまうことがあります。
いわゆるケアレスミスというものですね。

そこで今回は、私たちがWebサイト運用を請け負う上で気をつけているチェックポイントをいくつかご紹介します。

そのメールの宛先、本当に合ってますか？

メールを作成する際、特に気をつけなくてはならないのが宛先（送信先）です。
宛先には、そのメールを読んでもらいたい人はもちろん、案件に関わっている人やグループのメーリングリストを設定することが多いと思います。

気をつけるポイントとしては、本当にそのメールを読んでもらいたい人なのかどうかです。
「受け取ったメールに入っていたから入れた」「この案件にはいつもこのリストに送っている」など、当たり前のように送っているものでも、本当は送る必要のない人がいるかもしれません。
また、お客さまや関係会社を含めてメールしているなかで、社内向けに返信する際などは特に宛先に不要なものがないかしっかりと確認しましょう。

添付ファイル忘れてませんか？

最近ではクラウドのファイル共有サービスを使うことも多くなってきていますが、それでもまだ無くならないのがメールでのファイル共有です。
弊社が請け負っている案件でもメールでのファイル共有を行うケースが多いため添付ファイル忘れはよく起こります。

気をつけるポイントしては、送信する前に一度保存をして内容を確認することだと思います。
ケアレスミスの王道的なものだと思うので、「添付忘れ多いな」と感じる場合は一度保存して内容を確認してみてください。
誤送信防止機能がついているメーラーもありますので、人的にミスを減らせない場合はそういった機能を使ってみてはいかがでしょうか。

添付ファイルにパスワードは設定しましたか？

せっかくファイルを添付して送ったはいいものの、パスワードを設定し忘れてしまった。なんてことも多々あると思います。
会社や案件のルールとして明確に定まっていないこともあるかもしれませんが、第三者から情報を盗み取られないために、ファイル添付の際にはパスワードを設定して送信するようにしましょう。

気をつけるポイントとしては、パスワードを設定したファイルを一度自分で開いてみることです。
一度自分で開くことでパスワードがきちんと設定されているか、パスワードは間違っていないか、ということを確認することができます。
また、パスワードを連絡する際にはなるべくファイルを添付したメールとは別メールで共有することが望ましいです。

ファイルのアップロード先は合ってますか？

Webサイト運用の際、公開されているファイルそのものを編集することはほとんどないと思います。
公開環境とは別にテスト環境を用意している場合では、FTPツールを使ってファイルをアップロードすると思いますが、このとき気づかずに別ディレクトリの同じ名前のファイルを上書きしてしまうことがあります。

気をつけるポイントとしては、作業用のファイルも公開環境と同じディレクトリ構成にしておくことです。
FTPツールの中にはローカルディレクトリとサーバディレクトリを同時に移動する機能がついているものがあるので同じディレクトリ構成にしておくことでアップロード先を間違えることを防ぐことができます。

WordPressなどのCMSでコンテンツを編集する場合はファイルのアップロード間違いは起こらないと思いますが、まだ公開したくなかったページを誤って公開してしまうことがあるのでステータス管理に注意が必要です。

ファイルのアップロード漏れはありませんか？

テスト環境で修正したファイルを公開環境にアップロードする際、修正したファイルの一部をアップロードし忘れてしまうことがあると思います。
修正対象ファイルが多くなればなるほど管理が煩雑になってしまいます。

気をつけるポイントとしては、作業前に修正予定ファイルリストを作成することです。
あらかじめ修正するファイルをツリー状にリスト化することで、どのディレクトリのどのファイルを修正したかを可視化できます。
当初の予定になかったファイルを修正する際は、その都度リストに追記するようにしましょう。

おわりに

今回ご紹介したチェックポイントはWebサイト運用の初歩的なミスに関するものです。
一人ひとりが気をつけていれば起こらないミスではありますが、人的ミスをゼロにするのは不可能に近いので、各人が同じようなレベル感でチェックできるような基準を設けることが大切だと思います。

この記事が何かの役に立てれば幸いです。