生産性向上!インバスケット思考【トラス社員研修】

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こんにちは。制作ディレクターの菊池です。
今回はトラスの社員研修についてお話します。

トラスではおよそ月に1回、社員研修を行なっています。

基本的に、社員はそれぞれ異なるお客様先に常駐しているため、社員全員が集合する研修は社員間のコミュニケーションと情報交換の場にもなっています。

トラスの研修について

人材育成の講師・石床先生(※)のご指導のもと、毎回異なるテーマで研修を行っています。

研修内容は、社会人としての一般的なビジナスマナーや基本的な業務への取組む姿勢、お客様との接し方など、コミュニケーション力・人間力の向上を図るものがメインです。

トラスでは、20〜40代まで幅広い年齢層の社員が在籍していますが、
「社会人として当たり前にできている」「新人研修でやったから自分は問題ない」「クライアント先で良好な関係が築けているから大丈夫」と思っていることが、実は思い込みであったと研修で気付かされる場面があり、いつの間にか頭が硬くなってしまっていることに驚きます。思い込みとは怖いものですね。

研修では、そんな凝り固まってしまった頭を柔軟にほぐしていきます。

今回の研修内容は「インバスケット思考」です。

インバスケットとは?

——架空の人物になりきり、制限時間の中でより多くの案件を高い精度で正しく処理することを目標とするバーチャル・ビジネス・ゲームのこと。
インバスケット(未処理箱)に入っている案件を処理していくことが求められるゲームなので、「インバスケット」という名前がついたと言われている。
実施方式としては、条件・環境設定と案件が書かれた書類が受験者に渡され、受験者が制限時間内に案件処理を行う(処理の内容を回答用紙に書く)というものがほとんどである。
自由回答式が主流であり、絶対的な正解がないので問題によって様々な要素を測定できる。
(wikipediaより抜粋)

要するに、“数ある案件に対して、優先順位をつけて短時間で正確に処理をしていく”といった思考トレーニングの一種です。
限られた時間内に多くのタスクを処理していくための「優先順位のつけ方」が問われ、生産性を高めるにはうってつけの研修です。

研修の模様

2チーム(A/Bチーム)に分かれ、それぞれのチームには課長が1名指名されて研修スタート。

出勤したら案件未処理箱に多数の案件(業務依頼)が入っているという設定で、制限時間30分の間にチーム内でディスカッションをし、その日1日のスケジュールやタスクを紙1枚にまとめます。

取締役はどちらのチームにも属さず、研修でも取締役の役割を担い、案件については取締役にのみ質問できる、といった設定です。

未処理箱に入っていた案件の内容は割愛させていただきますが、限られた時間の中でタスクの優先順位をつけ、逆算してスケジュールを組みました。

自分のタスクを遂行するためには、いつどこで誰に何をすべきか。

チームには課長が指名されているので、課長として課員に役割を指示するといった側面もありますね。

その後、各チームによるスケジュール発表を行い、全員で発表に対する突っ込み合いが始まります。

私のチームでは、スケジュール欄に記載する内容に対し指摘を受けてしまいました。
細部の気付きが足りていなかった証拠です。

普段は当たり前にできていると思い込んでいたのに、各タスクへの配慮が不足していることにチーム全員が気付来ませんでした。柔軟な発想ができなかったのです。

そして何より驚いたのが、研修中も実際の取締役として出席している、取締役のスケジュールを確認した人が誰一人いなかったことです。
普段の業務中であれば、上司のスケジュールは確認しているのですが、シミュレーションではその当たり前のことができなかったのです。
冷静になって考えてみたら分かることなのですが、恥ずかしながら全く意識が回りませんでした。

研修を終えて

ディレクターとして、日々こういったタスク管理をしていますが、生産性を意識して業務を遂行することはとても大切です。
それに加え、業務を円滑に進めるため、お客様との関係性向上のため、理由は様々ですが、細部への心配りも大変重要なことです。

「普段はできている」と思っていたのに、今回の研修でも気付きがあり、業務中でも無意識にやってしまう可能性があると考えると、恐ろしいですね。
柔軟に物事を考え、些細な出来事に対しても気付いて改善していく、そういった日々の積み重ねが重要なんだと、改めて感じました。
自分の成長を自分で止めてしまうのは大変勿体無いですね。

トラスの社員研修では、こういった反省や課題抽出を繰り返し、日々の意識改善を図っています。

次回の研修内容についても、またブログでご紹介します。

※トラス人材育成講師:
J.OFFICE 代表  石床 淳子様

トラスではお客さま先に常駐して運用ディレクションやサポート業務を行う、人材常駐サービスを行っています。
詳しい業務内容は人材常駐サービスをご覧ください。


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