nakaooji

こんにちは。
株式会社トラスの中大路です。

今回は、ビジネスパーソンに必要な『報連相の重要性とおさえたいポイント』について取り上げたいと思います。

 

報連相とは？

報告・連絡・相談　はビジネスにおいて必要不可欠なコミュニケーションです。まずは報告・連絡・相談の3つの要素それぞれの役割について説明します。

報告

報告は、状況や事象を伝え知らせることです。
作業開始時・中間報告・新しい情報を入手したとき・予定より長引きそうなとき・ミスをしたとき・作業終了時などに行います。

報告において特に大切なのが、鮮度（タイミング）です。もし緊急性の高い案件でなくても、事象の起こる/起こりそうなときにはすぐに報告をすることで、その後の大きな問題やすれ違いを防ぐことにもつながります。

また、報告をするときに心得ておきたいことが『人の時間を無駄にしない』ことです。

報告忘れやタイミングを失う原因として「報告をしたいけど、忙しそうだから話しかけられない」ということはどの職場でもよくあることです。そこで、結論から簡潔明瞭に話すことを意識していくことがさらに重要になります。すると「人の時間を無駄にしない意識」が相手にも伝わり、もしもタイミングが悪かったとしても、相手に不快な思いをさせることはないはずです。

連絡

連絡は、起こった現象や情報を相手に知らせることを指します。
誰に連絡するのか、どんな内容を伝えるのか、連絡する方法は何がよいのか、緊急なのか、機密・秘密情報なのか、など相手の立場になって考えることがとても重要です。

ここで特に頭に入れておきたいことは以下2点です。

　・関係者全員に伝える（疎外感を与えない工夫、コミュニケーションエラーを防ぐ）
　・曖昧な言葉（「～みたいです」や「～のようです」等）は使わない

この2つを意識すると、組織内共有の認識のズレやミスの防止に繋がります。

相談

相談は、自分だけでは決められない事項等について意見を述べ合ったり、述べてもらったりし考えることです。
ここでも、相手の貴重な時間を割いて考えてくれることを意識できると良いです。

①今、どんな状況か
②自分はどうしたいか
③相談する前に既にやったこと・やってみたけどうまくいかなかったこと

を簡潔に話すようにしましょう。
さらに相手の都合に合わせ、早めのタイミングで（いつまでに知りたいのかなど）、自分の意見も簡潔明瞭に伝えることも大事です。

 

当事者意識を持つ

報連相を怠ってしまうことの原因には、仕事に対する考え方も関わってきます。個人それぞれが持つ役割とその先にどうつながっていくかを考えると自然と怠らない心持ちになれるはずです。例えば下のように報連相に対する意識を高く持つと良いでしょう。

報告の場合・・・　業務の成果や改善
連絡の場合・・・　情報の共有や協働　　
相談の場合・・・　業務の納期や品質

このようにコミュニケーションによって仕事を円滑化していることが分かれば、以下5点も意識していきたいです。

1.定期的な情報共有の場を設ける（進捗状況を把握してもらうことでリスク回避にもなる）
2.サプライズにしない（いきなりだと対応できないこともある）
3.報告の順番を間違えない（第一報は直属の上司）
4.目的をはっきり伝える（承認or判断のどちらを求めているのか等）
5.手段を適切に選ぶ（重要度・緊急度をはっきりさせる）

 

効果的な報連相のポイント

報連相が、効果的に役割を果たすためのポイントは以下の8点あげられます。

①一人で何とかしようとせずに、周りに報連相をする
②相手や状況によって伝える方法を選ぶ
③悪い情報ほどすぐ伝える
④曖昧な表現を避ける
⑤事実と意見、推測を分ける
⑥伝えるタイミングを見極める
⑦要点を事前に整理してから伝える
⑧結論から先に伝え、経緯説明はのちに伝える

これらを意識すると自分と相手の時間を無駄にせず、明確で伝わりやすいコミュニケーションができるはずです。

 

最後に

ぜひ、報連相のポイントを意識してより円滑な職場内コミュニケーションを取り、仕事の効率化や社内環境の向上を目指しましょう！

参考：schoo 新人研修_ビジネスマナー・コミュニケーション編『デキる若手の報連相~2022年版~』