Web担当者必見!Webサイト運用基本のキ〜②更新運用方法の基本

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私たちは、お客さま先に常駐してWebサイトの運用を行う
”常駐型Webディレクター派遣”を多く請け負っています。

お客さま先に常駐したときに気づくのが、
お客さまであるWeb担当者様の業務がとにかく大変!ということです。

世のWeb担当者の皆さんの助けになる文章を…!と考え、
今回、「Webサイト運用基本のキ」シリーズ第2回!

第2回は「更新運用方法の基本」というテーマでお話しします。

更新とは?

Webサイトを運用していく上で非常に大切なのが、更新作業です。
自社の正確な情報を提供することはもちろん、
最新情報の提供、情報量の増加、コンテンツの質向上、SEO対策など、
更新にはさまざまな目的があります。

更新という作業を通じて自社のWebサイトをより良いものにしていきましょう。

更新内容は多岐に渡ります。


・文言変更、追加、削除
・サムネイルの変更、追加、削除
・コンテンツ追加
・レイアウトの変更(バナーの順番入れ替えなど)
・新着情報、プレスリリースの発信
・キャンペーン対応(ランディングページ作成など)
・グローバルナビなど、サイト内導線変更
・リンク変更、追加、削除
・ディスクリプションの変更
・その他、HTML、CSS、Javascript、PHP文書の修正

などなど…
他にもありますが、少なくとも上記は積極的に取り組みましょう。
「Webサイトの修正」は、全て大事な更新作業と考えましょう。

更新に際する承認フロー

更新作業を行う場合、承認フローを整理することが必要です。

更新作業者が、更新したページの公開の権限を持った人が同一であれば良いですが、
大抵の場合はそうではありませんし、作業者以外に必ず確認・承認する人が必要かと思います。

第1回の「①Web担当者の仕事とは」でも述べましたが、
Webサイトは公開と同時に多くの人たちに見られることを想定しているので、
良質なコンテンツを提供する使命を持っています。

そのため、公開承認に至るまでには更新作業者のみならず、
上司や公開権限を持っている人など複数の人チェックしてもらい、
より適切な内容で責任を持って公開していくことが望ましいです。

具体的には、例えば以下のような承認フローがあります。

①更新内容の決定(打ち合わせの決定事項や上司、クライアントの指示)
②更新作業者がテストサイトを更新
③公開権限を持つA部長と直属上司のB課長にテストサイトの更新箇所を共有
④A部長とB課長、テストサイト確認
⑤A部長とB課長から修正があれば更新作業者に指示し、更新作業者がテストサイト修正・更新
⑥A部長とB課長とやりとりを繰り返し、承認が出たら、公開サイトを更新
⑦A部長とB課長が公開サイト確認。更新完了!

更新作業者とは別にディレクターを立てることもありますし、会社の組織はそれぞれなのであくまで一例です。


・更新内容は事前に決定した内容であること(誰かの独断ではない)
・チェックや承認する人が作業者以外にいること
・テストサイトでOKが出てから、公開サイトにアップすること

は更新作業をより正確なものにするために必要な要素でしょう。

承認フローにおける注意

承認フロー上、おさえておきたい注意が2点あります。

①テストサイトは外部からアクセスできないようにしましょう。

テストサイトで更新する情報は、公開サイトで一般公開する前の情報ですから、
テストサイトが一般公開されていては情報漏えいにつながります。
セキュリティ上、厳しく管理しながら進めなければなりません。

外部からはアクセスが難しいテストサイトを作り、
テストサイトを承認者や上司に共有する際も、
ログイン認証をかけたものを共有することにしましょう。

②必ずスケジュール通り進行することが重要です。

更新はスケジュール通り進んでいることが一番大事だと言っても過言ではありません。

古い情報を新しくしたり、間違いを修正するような作業なのですから、
予定通り進んでいないと社内のメンバーも、お客さまも不安に思い不信感にもつながります。

まずは毎日スケジュールを確認して、予定通り作業が進んでいるかを確認してください。

どうしてもスケジュールを変更しなければならない場合は、その理由を明確にし、作業者のみならず、
公開権限がある人含め関係者にスケジュールの変更を共有しましょう。

また、申請書類を稟議にまわすのと同様に、
1人の承認者がOKを出さないために公開できないというケースもあります。
そのため、場合によっては「依頼から〜日経っても可否のお返事をいただけない場合は承認とみなします」
といった運用も必要になってくるでしょう。

ただし、その場合は上記対応をとるケースを整理し、
事前に関係者間での意見をすり合わせ、合意をとる必要もあります。

プロジェクト管理ツールの利用

このように更新作業・承認フローではさまざまな段取り・手続きが必要ですので、
頭の中がごちゃごちゃになってしまうことも!

そのため、Webサイト運用やWebサイトの制作などチームで仕事を進める人たちは、
プロジェクト管理ツールを使用することが多いです。

プロジェクト管理ツールでは、

・タスク管理(タスクの進捗フェーズや成果物、情報を共有し合うなど)
・メンバースケジュール管理
・ガントチャート作成
・コスト管理
など

の機能を持っているものがあります。

例えば、Backlogというツールがあります。こちらはタスク管理機能に特化したプロジェクト管理ツールです。
Backlogの使い方については、こちらのブログでも紹介しておりますので、ぜひご参考にしてみてください。
業務で使えるプロジェクト管理ツール「Backlog」の使い方~その1
業務で使えるプロジェクト管理ツール「Backlog」の使い方~その2

他にもさまざまなツールがあります。
そして、個々のツールにより機能が異なりますので、
ユーザーの使用目的に合わせて、プロジェクト管理ツールを選択する必要があります。
いかに便利なツールでも、使用目的に即していないと、欲しい機能が無かったり、
余計な機能がついていて導入した意味がなかったり…といったことが想定されます。

効率的に作業を進めていくかは大変重要なので、
プロジェクト管理ツールは導入目的に合わせて選択しましょう。
オススメのプロジェクト管理ツールは近々まとめてブログで紹介しますね!

おわりに

今回は更新運用の基本についてご紹介しました。

次回、連載の最後となる第3回ではWebサイトを作るチームの組織運営に関して詳しくお話しします。

この記事が何かの役に立てれば幸いです。

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